14.2 Doküman Listesi

Kalite dokümanlarının oluşturulduğu alandır. Açılan ekranda kalite doküman içeriğini hazırlayıp, sisteme dosya ekleyip, revize talep edebilirsiniz. Bilgiler girildikten sonra, sırasıyla genel, diğer, ilgili departman seçme, ilgili doküman ekleme, yetkiler ve revize talep girişi yapılacak adımlar bulunmaktadır. Girişini yaptığınız kalite dokümanı için hem ilişkilendirme hem de revizyon yapabilirsiniz. Kayıt işleminden sonra belge, Kalite Dokümanları ana ekranında görünecektir.

Yeni bir kalite dokümanı hazırlamak için öncelikle doküman tipi (prosedür, talimat, belge, form, liste vb) seçimi, doküman kodu, numarası ve adı, departmanı, hangi firma için açılacağı ve hazırlayan gibi doldurulması gereken alanların girişi sağlanır ve kaydedilir.

Genel sekmesinden kalite dokümanınızı eklemek için + ile açılan pencereye dokümanın içerik girişi yapılır. Bu ekranlardan hem doküman içeriği girişi yapılabilir, daha önceden Excel / Word / Google Docs. ile hazırlamış olduğunuz kalite dokümanlarını ekleyebilir, fotoğraf yükleyebilirsiniz. Revize talebi de oluşturup oluşan dokümanları "Doküman Revizyon Talepleri sekmesinden listeleyip değişikliklerini ve güncel durumunu takip edebilirsiniz.

Girişini yaptığınız kalite dokümanının detayları yazılır. Hangi kalite standardını uyguladığınız, yazı boyutu, sayfa sayısı detaylarının girişi yapılır.

Kalite dokümanının ilgili departman seçimi yapılır. Örneğin; Mama sandalyesi temizlik kontrol formu adında bir kalite dokümanımız olsun, bu belge için ilgili departman F&B olarak seçilmelidir.

Yeni açılan kalite dokümanını daha önceden açılmış bir kalite dokümanıyla ilişkilendirilmesi yapıldığı penceredir.

İşletmenizdeki çalışanlara vereceğiniz yetkiye göre açılan bir kalite dokümanında nasıl bir yetkiye sahip olduğuna göre işlem yapabileceğini gösteren alanlardır. Örneğin, açılan bir kalite dokümanını sadece okuması şeklinde bir yetkisi varsa "Görebilir" alanında yetkisi açık olacaktır.

Bir kalite dokümanının revize edilmesi, belgenin güncellenmesi ve gerektiğinde iyileştirilmesi gerekir. Doküman revize talep formunda listeden revizyon yapılmak istenen kalite dokümanı seçildikten sonra, bu pencerede revize edilen dokümana başlık ve alt başlık, ismi ve numarası verilip, hangi standartlara uygun olması gerektiğini, yapılacak revizyonu, operasyona etkilerini, onaylayan kullanıcıyı işaretleyip gerekli alanlar doldurularak kaydedilir. Bir örnekle açıklayalım, revizyon talep formunda birkaç maddeden oluşan bir revizyonunuz varsa ise alt başlık kısmına hangi maddelerin revize olacağı yazılır. Mama sandalyesi temizliği kontrol formuna alt başlık için 3./4./5.maddelere revizyon isteniyor örneğini verebiliriz. Girişi yapılan revize formu "Doküman Revizyon Talepleri" sekmesinde listelenir.